FIAS tar personvern på alvor, for å sikre at personopplysninger for både abonnenter, kunder og ansatte behandles på en forsvarlig måte, og i tråd med gjeldene regler for innsamling og behandling av personopplysninger
Informasjon om abonnenter som vi får tilgang til som en del av vår lovpålagte virksomhet er underlagt ansattes taushetsplikt, deles ikke med 3.part og benyttes ikke i kommersielle sammenhenger. Informasjon om næringskunder benyttes for å ivareta inngåtte avtaler, og for å kunne kommunisere med våre kunder om våre tjenester, slik at disse kan utføres på en forsvarlig måte, til beste for kunden, FIAS og miljøet. Informasjon om våre ansatte benyttes for å kunne ivareta sikkerhet, kompetanse og lovpålagte oppgaver knyttet til ansettelsesforholdet.
Nedenfor finner du en mer detaljert personvernerklæring for FIAS.
Generelt
Daglig leder i FIAS er ansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Miljø- og kvalitetsansvarlig ivaretar rollen som personvernombud, etter avtale med de tillitsvalgte.
Personopplysninger finnes i flere av FIAS’ it-systemer, som driftes av eksterne it-driftsleverandører. Regler for personvern er innarbeidet i avtalene med 3.parts databehandlere.
Når vi har innhentet personopplysninger til et gitt formål, blir disse ikke benyttet til andre formål uten at det er innhentet samtykke.
Personopplysninger som blir tilgjengelig for ansatte i FIAS er sikret mot misbruk via ansattes taushetsplikt, og deles ikke med 3.part eller benyttes i kommersiell sammenheng. Dette gjelder alle typer opplysninger, også informasjon om innbyggere og deres adferd som tilegnes via kvalitetskontroll og annen avfallshåndtering.
Abonnenter
FIAS har tilgang til sine eierkommuners eiendomsregister, med opplysninger om eier og fakturamottaker for eiendommer med renovasjonsgebyr. Tilgang til personopplysninger knyttet til eiendommer forutsetter tilgang til it-systemer der tilgang er begrenset med lisens, brukernavn og passord.
Personopplysninger som blir tilgjengelig for ansatte i FIAS er sikret mot misbruk via ansattes taushetsplikt, og deles ikke med 3.part eller benyttes i kommersiell sammenheng.
SMS
FIAS bruker SMS til å varsle innbyggere og abonnenter om tømmedag og avvik, det kan være at avfall ikke hentes pga. kulde, glatt vei eller andre problemer. SMS sendes til tlf.nr som hentes fra AltInn/KRR (Kontakt og reservasjonsregisteret), basert på informasjon om eiendom og eier i kommunens abonnementsregister.
FIAS tilbyr også publikum å sende SMS til FIAS for å varsle om behov for tømming/tilsyn på ubetjente returpunkter. Informasjon om avsender benyttes til å sende svar på henvendelsen, og for å lage statistikk over antall henvendelser. Avsenders tlf.nr. lagres ikke for annen bruk.
Næringskunder
FIAS oppbevarer opplysninger om kunder i det omfang som er nødvendig for å ivareta inngåtte avtaler. Personopplysninger begrenses til navn, stilling, epost og tlf.nr til ansatte i virksomheten, men kan også omfatte enkeltpersoner som kjøper ikke-lovpålagte tjeneser. Informasjon om virksomheter som ikke er kredittverdige kan dermed også omfatte enkeltpersoner.
Nyhetsbrev og Kundeundersøkelser
Husholdnings- og hytteabonnenter og næringskunder kan abonnere på nyhetsbrev fra FIAS. For at vi skal sende e-post, må vi registrere e-postadresse. Denne kan være knyttet til et navn i vår kundedatabase. Opplysningene deles ikke med andre virksomheter, og epost-adressen markeres som in-aktiv når vi får beskjed om at personen ikke lenger ønsker å motta informasjon fra FIAS, eller hvis vi får tilbakemelding om at e-postadressen ikke lenger er aktiv. E-post adressen slettes ikke, for da vil vi miste informasjon om at informasjon på e-post ikke er ønskelig.
Forretningsforbindelsers e-post adresser blir også brukt i kundeundersøkelser. Avsender velger selv om de vil svare på undersøkelsen, og om informasjonen skal være anonym. E-post adressen kan knyttes til et navn og stilling i aktuell virksomhet.
Ansatte
FIAS samler inn og behandler personopplysninger om ansatte forå ivareta lovpålagte oppgaver knyttet til ansettelse, lønn, skatt og sykdom. For å ivareta krav til sikkerhet og kompetanse, oppbevares personopplysninger i form av sertifikater og kursbevis. FIAS benytter også systemer for adgangskontroll og sporing av kjøretøy. Opplysningene oppbevares i låst personalarkiv, eller i digitale styringssystemer der tilgang er begrenset med lisens, brukernavn og passord. Personvern er ivaretatt i databehandleravtaler med de som drifter it-systemene.
Informason som er mottatt i forbindelse med jobbsøknader oppbevares i begrenset tid, for å kunne følge opp ev. klagesak. Generell personopplysninger og informasjon om ansettelsesforholdet oppbevares også etter at et ansettelsesforhold er avsluttet, for å ivareta selskapets historikk.
Hjemmeside og Facebook
For å kunne lage et brukervennlig nettsted med informasjon som er nyttig, ser FIAS på brukermønsteret til de som besøker våre nettsteder. For å analysere informasjonen, bruker vi analyseverktøyet Google Analytics og Facebook Innsikt.
Google Analytics bruker informasjonskapsler/cookies (små tekstfiler som nettstedet lagrer på brukerens datamaskin), som registrerer brukernes IP-adresse, og som gir informasjon om den enkelte brukers bevegelser på nett. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er; hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Ingen av informasjonskapslene gjør at vi kan knytte informasjon om din bruk av nettstedet til deg som enkeltperson.
Informasjonen som samles inn av Google Analytics lagres på Googles servere i USA. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern.
En IP-adresse er definert som en personopplysning fordi den kan spores tilbake til en bestemt maskinvare og dermed til en enkeltperson. FIAS bruker Google Analytics sin sporingskode som anonymiserer IP-adressen før informasjonen lagres og bearbeides av Google. Dermed kan ikke den lagrede IP-adressen brukes til å identifisere den enkelte brukeren